Vérification des documents : Guide ultime

Quand les gens entendent « vérification de documents », ils pensent immédiatement aux contrôles d'identité : passeports aux frontières, permis de conduire pour la vérification d'identité, inscription à une banque, etc.

La vérification d'identité est peut-être l'exemple le plus visible, mais elle ne représente qu'une infime partie du problème. La vérification des documents joue un rôle fondamental dans d'innombrables processus, et ce, dans de nombreux secteurs, de la finance et de l'immobilier à l'assurance, la santé et le commerce électronique.

Les institutions peuvent valider les relevés de revenus pour un prêt, vérifier les factures de services publics pour confirmer l'adresse, confirmer l'origine des factures dans une transaction commerciale, et bien d'autres possibilités encore.

Face à l'explosion du volume de documents en ligne, les tactiques des fraudeurs se sophistiquent sans cesse. Vérifier l'authenticité, la cohérence et l'origine des documents devient rapidement une exigence incontournable pour toutes les entreprises, et non plus une simple formalité de conformité.

Alors, penchons-nous sur la vérification des documents : sa définition, son importance et son fonctionnement dans le monde réel.

Qu'est-ce que la vérification de documents ?

La vérification de documents est un processus permettant de confirmer qu'un document est légitime, inchangé et provient d'une source vérifiable. Elle contrôle à la fois le contenu et la structure du document.

• Contenu : Vérification des informations contenues dans le document.
  Par exemple :
  
  • Flux de revenus
  • Numéro de compte
  • Équilibre
  • Informations sur les transactions/commandes
  • Dates
  • Adresse
  • Nom
    
    
• Structure : Vérifier la structure du document.
  Par exemple :
  
  • Format de fichier
  • Polices et tailles de police
  • Placement des éléments visuels (logos, tampons, codes-barres)
  • Métadonnées du document (logiciels utilisés, horodatages, etc.)
  • Structure interne dans le cas des PDF
  • Intégrité de l'image

Les entreprises et les particuliers utilisent la vérification des documents pour établir la confiance : Les personnes avec lesquelles vous travaillez sont-elles bien celles qu’elles prétendent être ? Leurs affirmations sont-elles légitimes ? Remplissent-elles leurs documents/demandes avec des informations réelles et vérifiables ?

La vérification des documents protège les entreprises contre la fraude documentaire et les pertes financières, favorise des opérations plus fluides et minimise les risques.

Exemple concret de vérification de documents

Pour avoir une vision complète de la vérification des documents, il faut expliquer le parcours universel que suit tout document, de sa soumission à son approbation finale.

Prenons l'exemple d'un prêteur qui doit vérifier les revenus d'un emprunteur avant de lui accorder un prêt à court terme. Tout document traité devra suivre les étapes suivantes :

1. Collecte. Comment le document est-il intégré à votre processus ? Dans ce cas précis, l’un de vos candidats soumet le document, un relevé bancaire servant de justificatif de revenus, via le portail en ligne de votre site web.
2. Qualité. Le document est-il lisible ? Si vous examinez manuellement les documents de vérification, vous ne remarquerez peut-être même pas cette étape (puisque la lisibilité du document sera évidente). Mais si vous utilisez un outil technologique pour extraire le contenu numériquement, il est important de vérifier que sa qualité est suffisante pour être lue par les systèmes.
3. Classer. S'agit-il du bon type de document ? Est-ce un relevé bancaire ou une attestation bancaire ? Est-ce un PDF original ou une photo ? Et est-ce conforme à votre politique de conformité ?
4. Fiabilité. Le document est-il authentique ? L’analyse de la structure du relevé bancaire révèle qu’il ne comporte aucune modification des métadonnées, qu’il n’a subi aucune altération et qu’il contient tous les logos et informations structurelles corrects.
5. Lisez. Le contenu est extrait du document. Vous pouvez soit saisir manuellement les données du document dans votre système, soit laisser le système effectuer cette opération (dans le cas des PDF) ou la reconnaissance optique de caractères (dans le cas des images), afin de rendre le document lisible pour une analyse ultérieure.
6. Analyse. Le contenu est traité selon vos besoins . Vous effectuez votre analyse de crédit, les vérifications de solvabilité et d'antécédents, et vous confirmez que l'identité figurant sur le document correspond à celle fournie. Tout se déroule comme prévu. Vous approuvez le prêt.

Comprendre le processus de vérification des documents

Alors, comment vérifie-t-on les documents ? Les entreprises de détection de fraude définissent différemment le processus de vérification des documents. La plupart, par pur intérêt personnel, ne décrivent que les étapes liées à leur offre de produits.

Chez Resistant AI, nous avons à cœur de proposer à nos lecteurs un contenu à forte valeur ajoutée. C'est pourquoi nous décrivons l'intégralité du processus de vérification des documents, et non seulement les trois étapes intermédiaires pour lesquelles nous apportons notre aide.

Notre processus en six étapes (collecte, qualité, classification, validation, lecture et analyse) ne se limite pas à un simple flux de documents. Chaque étape est guidée par une question précise : Le document est-il authentique ? Est-il lisible ? Est-ce le type de document approprié ? La source est-elle fiable ?

Plutôt que de décrire un flux procédural générique, nous avons mis en évidence comment la vérification (et de quel type) se déroule à chaque niveau, offrant ainsi une image complète non seulement du parcours du document, mais aussi de la vérification qu'il subit à chaque étape de ce processus.

Collecter

Lors de la phase de collecte, les organismes rassemblent les documents nécessaires par divers moyens, tels que le dépôt en personne et le téléchargement numérique. La première question que les entreprises doivent se poser est la suivante : Comment les clients soumettent-ils leurs documents ? Voici quelques-unes des méthodes de collecte les plus courantes :

• Portail Web : Les utilisateurs téléchargent directement via un navigateur.
• Kit de développement logiciel mobile : les utilisateurs prennent une photo avec leur téléphone.
• Plateformes de messagerie électronique/de courrier électronique. Le document est envoyé via l'une de ces plateformes, soit sous forme de fichier, soit sous forme d'image.

Autres éléments à prendre en compte :

• L'utilisateur a-t-il fourni tous les documents requis ?
• Qui télécharge le document ? Est-ce vraiment le propriétaire du document ?
• Évitez les intermédiaires . Le recouvrement direct réduit le niveau de confiance nécessaire vis-à-vis des intermédiaires.

Contrôles de vérification : La vérification des documents à ce niveau implique principalement une analyse comportementale de l'utilisateur.

• La même adresse IP est-elle utilisée pour plusieurs soumissions ?
• Utilisent-ils un VPN ?
• L'adresse IP provient-elle d'un pays à haut risque ?
• Le candidat semble-t-il trop robotique ou d'une aisance anormale lors du processus d'intégration ?

Ces indicateurs peuvent aider à détecter les bots, les tentatives de fraude automatisées et les comportements suspects.

Qualité

Une fois les documents collectés, l'étape suivante consiste à évaluer leur applicabilité. La question essentielle : Ce document est-il suffisamment lisible et réaliste pour justifier son traitement ?

Les recherches confirment que la précision de la reconnaissance optique de caractères (OCR) dépend fortement de la qualité des images. Envoyer des documents illisibles aux services concernés est une perte de temps, engendre des coûts inutiles et ouvre la porte à la fraude.

Les fraudeurs utilisent souvent des fichiers de mauvaise qualité (des scans flous, des photos surexposées ou des captures d'écran basse résolution) pour dissimuler les signes de manipulation.

Resistant AI résout ce problème en effectuant des contrôles de qualité automatisés (en moins de 3 secondes), en rejetant les documents inutilisables ou suspects et en déclenchant des boucles de rétroaction instantanées.

Les problèmes de qualité de chargement les plus courants sont les suivants :

• Reflets ou éblouissements
• Flou de mouvement ou tremblement de l'appareil photo
• Artefacts de faible résolution ou de compression
• Sections rognées ou coupées du document
• Éclairage surexposé ou sous-exposé
• Champs obscurcis ou altérés (par exemple, autocollants, doigts ou superpositions).

Contrôles de vérification : Cette étape est axée sur l’analyse de la qualité des images et des fichiers, notamment :

• L'image est-elle nette et lisible ?
• Tous les champs obligatoires sont-ils visibles et dégagés ?
• Existe-t-il des signes de manipulation visuelle (par exemple, des reflets placés pour masquer des données) ?
• Le fichier répond-il aux exigences de résolution et de format pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) ?

Le filtrage précoce de ces problèmes et l'incitation des utilisateurs à télécharger à nouveau les fichiers lorsque cela est nécessaire créent une friction intelligente pour les fraudeurs, qui s'appuient souvent sur des téléchargements uniques et jetables pour manipuler le système.

Classer

Une fois que vous avez confirmé la qualité et la pertinence d'un document pour son traitement, l'étape suivante consiste à le classer et à vérifier s'il correspond à ce que l'utilisateur prétend. La question essentielle est la suivante : S'agit-il du bon document, provenant de la bonne source et au bon format ?

À ce stade, le système identifie le type de document (par exemple, relevé bancaire, facture de services publics, pièce d'identité), l'organisme émetteur (par exemple, HSBC ou une banque locale moins connue) et les principaux éléments structurels permettant de valider son authenticité. Les organisations peuvent ainsi définir des règles spécifiques. Par exemple, accepter les factures de services publics du fournisseur A mais pas celles du fournisseur B, ou accepter les fichiers PDF mais pas les captures d'écran prises avec un téléphone portable.

Le classificateur de documents de Resistant AI utilise seulement 50 à 80 échantillons pour apprendre à reconnaître un document légitime d'un émetteur donné, qu'il s'agisse d'images ou de PDF.

D'autres logiques de classification peuvent inclure :

• La mise en page du document est-elle conforme aux modèles connus ?
• L'émetteur est-il reconnu et vérifiable ?
• Le fichier correspond-il au type de document déclaré ?

Contrôles de vérification : Cette étape comprend une analyse structurelle et une analyse au niveau de l’émetteur, telles que :

• Identification du type de document (par exemple, facture vs relevé bancaire).
• Reconnaissance de l'émetteur et correspondance des modèles.
• Règles spécifiques au format (par exemple, pas de numérisation des courriels imprimés).
• Vérifications d'existence d'entités (par exemple, cette entreprise ou ce fournisseur de services publics existe-t-il ?)
• Faire correspondre le type de document au contexte (par exemple, demander une preuve d'adresse mais obtenir une police d'assurance).

Durant cette étape, les organisations peuvent rationaliser le traitement en aval, réduire la dépendance à l'égard de la vérification manuelle et s'assurer que les outils appropriés sont utilisés (par exemple, en choisissant le meilleur moteur OCR en fonction du type de document).

Confiance

Même si un document semble correct et du type approprié, une question plus fondamentale se pose : Peut-on lui faire confiance ? L’étape de « fiabilité » consiste à vérifier si le document provient d’une source légitime et s’il n’a pas été falsifié ou généré artificiellement.

À ce niveau, la vérification des documents dépasse la simple validation superficielle. Elle utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour identifier les caractéristiques frauduleuses de tout document, fournissant ainsi des informations sur son origine et son authenticité.

Le moteur de détection d'anomalies de Resistant AI analyse plus de 500 caractéristiques (dont beaucoup sont invisibles à l'œil nu) pour déterminer si un document a été créé par un auteur, un logiciel ou un appareil de confiance.

Nous prenons en compte plusieurs facteurs lors de cette étape du processus de vérification des documents :

• Le logiciel utilisé pour créer le document est approprié (par exemple, pas Photoshop pour une fiche de paie).
• Les métadonnées et les modèles de génération de l'appareil correspondent aux attentes.
• Le document correspond aux modèles visuels connus des émetteurs réels (logos, mise en page, design).
• Les soumissions antérieures sont recoupées afin de détecter les réutilisations ou les fraudes par modèle.

Contrôles de vérification : Au stade de la confiance, nous nous concentrons sur les signaux d’authenticité et la détection des anomalies, notamment :

• Cohérence du programme et du logiciel de création
• Empreintes digitales des appareils (modèles d'appareils photo, générateurs de PDF, etc.)
• Détection des logos et vérifications de la cohérence de la marque
• Comparaison avec des documents historiques pour repérer les modèles réutilisés ou contrefaits
• Cohérence structurelle avec les formats d'émetteurs légitimes

Lorsqu'un document satisfait aux critères de fiabilité, il peut être approuvé automatiquement, ce qui évite toute vérification manuelle ou enquête a posteriori pour fraude. Dans le cas contraire, il passe à l'étape suivante.

Lire

L'objectif principal de l'étape de « lecture » est d'extraire le contenu du document en vue d'une analyse plus approfondie. Il s'agit de répondre à la question : Que dit ce document ? Cette opération est généralement réalisée grâce à une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de reconnaissance automatique de caractères (ICR).

Bien que cette étape ne présente pas un risque élevé de fraude directe, des problèmes peuvent néanmoins survenir lors de l'utilisation d'un LLM pour analyser le contenu du document. Par exemple :

• Les LLM (Large Language Models) peuvent être trompés, par exemple en utilisant du texte blanc sur un fond blanc dans un PDF pour insérer des instructions cachées.
• Les titulaires d'un LLM ont tendance à suivre ce qu'ils « lisent » sans compréhension approfondie ni esprit critique.

Contrôles de vérification. Peu de techniques de prévention de la fraude existent au niveau de l'extraction du contenu brut. Cependant, leur nécessité est remise en question compte tenu du niveau de menace réel.

• Dans certaines circonstances, un fraudeur pourrait intentionnellement faire en sorte que le document échoue à la reconnaissance optique de caractères (OCR) afin qu'il soit soumis à une vérification humaine (une vérification beaucoup plus facile à tromper).

La plupart des entreprises s'appuient fortement sur l'analyse après extraction plutôt que d'essayer d'authentifier l'intégrité numérique du document.

Analyser

Au niveau de l’« analyse », les organisations assimilent toutes les informations recueillies lors des étapes précédentes et les utilisent pour effectuer une évaluation en lien avec l’objectif initial de la demande de document.

Par exemple, ce document constitue-t-il une preuve suffisante pour l'approbation du prêt ?

La détection des fraudes intervient toujours à ce niveau, mais elle est davantage liée au contenu des documents de vérification (c’est-à-dire, les chiffres sont-ils cohérents et conformes aux attentes ?). L’institution peut alors se prononcer sur le document et répondre à la question : « Que signifie ce document ? »

Deux processus sont à l'œuvre ici : La vérification croisée et l'extraction de données.

• Vérification croisée. Utilisation de données internes et externes pour vérifier le contenu d'un document.
  • Les noms correspondent-ils dans tous les documents soumis ?
  • Le numéro de compte du numéro de sécurité sociale est-il cohérent ?
  • Le demandeur est-il inscrit dans une base de données anti-fraude ?
    
    
• Extraction de données. Utilisation du contenu du document pour la prise de décision dans le cadre d'un processus métier (par exemple, l'approbation d'un prêt).
  • Analyse des détails du relevé bancaire.
  • Analyse des tendances financières.
  • Utilisation des données extraites pour l'évaluation du crédit.

Les cas d'utilisation de cette couche varient selon le secteur d'activité, mais voici quelques exemples :

• Détection des fraudes. Détection des incohérences ou des données falsifiées.
• Vérification de solvabilité. Il s'agit de vérifier si les informations financières de la personne sont adéquates.
  • Existe-t-il des soldes positifs à la fin de chaque mois ?
  • Des habitudes de dépenses qui suggèrent une instabilité financière ?
• Profilage des risques. Déterminer si le candidat représente un risque.
  • Les transactions sont-elles liées à des zones géographiques à haut risque (c.-à-d. des pays sous sanctions) ?
  • Existe-t-il des signes d'exposition à des activités criminelles ou au blanchiment d'argent ?

Une fois que l'institution a effectué son analyse, elle peut prendre des décisions éclairées concernant le document, notamment :

• Ajoutez des obstacles. Augmentez les étapes de vérification pour les utilisateurs à haut risque.
• Refuser le service. Refus du document si l'utilisateur présente un niveau de risque inacceptable.
• Approuver le document. Si tout semble correct, le document peut être accepté et utilisé à des fins commerciales.

Pourquoi la vérification des documents est-elle importante ?

Vous vous demandez peut-être « pourquoi dois-je vérifier les documents de mon entreprise ? ». Outre les avantages évidents que sont la réduction des risques et la lutte contre la fraude, cela aide les entreprises à se conformer aux réglementations, à gagner la confiance de leurs clients et, une fois automatisé, peut accélérer les processus longs.

• Conformité réglementaire. Alors que les entreprises s'efforcent de se conformer aux réglementations gouvernementales, la vérification des documents peut fournir aux organisations les informations vérifiées sur leurs clients et les processus adéquats nécessaires pour satisfaire à ces exigences, notamment en matière de connaissance du client (KYC) et de lutte contre le blanchiment d'argent (AML).

Par exemple : la loi britannique de 2017 sur la lutte contre le blanchiment d’argent (Money Laundering Regulations Act 2017) impose aux entreprises de procéder à une vérification de l’identité de leurs clients (CDD). L’une de ces mesures de vigilance obligatoires est mentionnée à l’article 28, qui oblige les entreprises à vérifier l’identité des bénéficiaires effectifs, le cas échéant, afin de s’assurer qu’elles comprennent la structure de propriété et de contrôle des entités juridiques impliquées dans les transactions.

• Confiance des clients. L'automatisation de la vérification des documents peut en réalité réduire les frictions dans l'expérience client, en accélérant le processus d'examen et en permettant l'intégration plus rapide d'un plus grand nombre de clients.

En second lieu, votre investissement dans des services de vérification de documents robustes démontre votre engagement envers la sécurité et l'authenticité, tout en dissuadant les organismes de réglementation de poursuivre leurs investigations.

• Accélération des processus longs. L'automatisation de la vérification des documents permet d'accélérer le contrôle manuel des documents à des fins de détection de fraude. Les entreprises peuvent ainsi vérifier des milliers de documents en un temps record, ce qui représente un gain de temps et de ressources humaines précieux pour des initiatives plus directement bénéfiques.

Par exemple : Resistant AI a pu réduire à quelques secondes le temps de traitement des demandes de Planet42, une société de location-achat de voitures, grâce à la mise en œuvre de notre solution d’analyse documentaire.

défis de vérification des documents

Bien que nécessaire et extrêmement bénéfique pour les entreprises, le logiciel de vérification de documents n'est généralement pas une solution universelle. Il présente des défis spécifiques que les entreprises doivent relever pour en tirer pleinement parti.

Plus précisément, si votre solution repose sur la lecture du document (son contenu) plutôt que sur sa structure, vous devriez prendre en compte les difficultés suivantes avant de mettre en œuvre un service de vérification de documents :

• Problèmes d'évolutivité. L'augmentation du volume et de la diversité des documents peut mettre à rude épreuve les capacités de la solution et nuire à sa précision. Les entreprises doivent s'assurer que leurs processus peuvent gérer différents formats de documents et niveaux de qualité sans compromettre l'efficacité et la performance de la solution.
• Limites de précision. Effectuée manuellement, la vérification de documents est sujette aux erreurs humaines et aux incohérences, et n'est pas adaptable à grande échelle. Même la reconnaissance optique de caractères (OCR) n'est pas infaillible (90 % au mieux), ce qui laisse une marge d'erreur importante.
• Questions de sécurité et de confidentialité. L’intégrité et la confidentialité doivent être maintenues tout au long du processus de vérification afin de se prémunir contre les risques et de se conformer aux exigences réglementaires.
• Diversité des types et formats de documents. Chaque document possède des caractéristiques de sécurité et des structures de données uniques qui doivent être prises en compte. Dans le cas contraire, le système risque d'être ralenti ou des faux négatifs peuvent survenir.

Conformité de la vérification des documents

La vérification des documents est également une exigence de conformité réglementaire. Les secteurs fortement réglementés, tels que la finance et la santé, sont tenus de vérifier l'identité de leurs clients, de confirmer l'authenticité des pièces justificatives et de garantir l'exactitude des dossiers et l'intégrité des données.

KYC (connaissance du client) et AML (lutte contre le blanchiment d'argent) sont deux termes fréquemment utilisés dans le domaine de la vérification des documents de conformité. Le KYC est en réalité un sous-ensemble de l'AML et vise à gérer l'exposition des organisations aux comportements illégaux de leurs clients (comme le blanchiment d'argent).

Cependant, ces termes ne constituent pas, à eux seuls, des cadres juridiques de vérification des documents. Ils s'inscrivent dans le cadre de réglementations plus vastes et englobantes, telles que la loi BSA appliquée par le FinCEN aux États-Unis et la directive AMLD dans l'Union européenne.

Meilleures pratiques de vérification des documents

Maintenant que vous êtes conscients des difficultés, passons en revue quelques bonnes pratiques pour garantir le succès de vos initiatives de vérification de documents.

1. Mettre en œuvre des technologies de pointe

L'intégration d'un logiciel de vérification de documents utilisant des technologies avancées telles que l'IA et le ML améliorera la précision, l'efficacité et les capacités de détection des fraudes de la solution. Ce logiciel pourra analyser des schémas complexes, détecter les anomalies et s'adapter aux nouvelles tactiques des fraudeurs dès leur apparition.

Conseils pour la vérification de documents par IA :

• Assurez-vous de la qualité des données. Un modèle n'est performant que si les données sur lesquelles il est construit sont de qualité.
• Maintenir l'explicabilité. Pour rester conformes, les modèles doivent être explicables. Cela permet également à l'équipe de lutte contre la fraude de mieux comprendre les menaces auxquelles elle est confrontée et de mettre en œuvre des contre-mesures/d'entraîner l'IA.
• Mettez à jour vos connaissances en permanence. La fraude est un phénomène mouvant qui évolue sans cesse. Toute solution statique finira par être découverte et contournée.

2. Formation régulière du personnel

Vous devez doter vos employés des connaissances et compétences les plus récentes pour qu'ils puissent utiliser efficacement votre solution. Cela leur permet également de rester au fait des dernières techniques de fraude, des évolutions réglementaires, des progrès technologiques et des mises à jour.

Conseils pour la formation à la vérification des documents :

• Formation personnalisée pour des rôles spécifiques. Tout le monde n'a pas besoin de tout savoir faire.
• Conservez des dossiers de formation complets. Documentez la formation afin de démontrer la conformité, les protocoles d'accès et la responsabilité organisationnelle.
• Mettez régulièrement à jour le contenu de vos formations. À mesure que les outils et les tactiques de fraude évoluent, votre programme de formation doit lui aussi évoluer.

3. Multipliez votre approche de vérification

Comme indiqué précédemment, la combinaison de différentes méthodes de vérification des documents crée une approche multicouche qui améliore la précision. Si l'une d'elles est erronée, une autre, examinant le problème sous un angle différent, a une chance de déceler l'erreur.

Par exemple, un document peut passer les étapes de « collecte » et de « qualité », mais être disqualifié une fois qu'il atteint l'étape de « confiance », car les métadonnées du document ont été modifiées.

Un document pourrait passer ces trois étapes de vérification, mais être disqualifié lors de l'étape « analyse » en raison d'une orthographe du nom de famille incohérente par rapport aux autres documents soumis.

C'est la théorie des « couches de gruyère », ou empiler des couches imparfaites les unes sur les autres pour combler les trous laissés par les précédentes.

Conseils pour la vérification de documents à plusieurs niveaux :

• Il convient d'allier méthodes traditionnelles et numériques. Si l'œil humain ne peut déceler la plupart des fraudes, il peut néanmoins vérifier les résultats. Il est préférable que les humains se concentrent sur les problèmes inédits plutôt que sur les situations courantes, en privilégiant la créativité et la complexité.
• Identifiez les failles et les points faibles. Analysez vos contre-mesures et leurs résultats afin de déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui nécessite des vérifications supplémentaires pour être correctement mis en œuvre.
• Effectuez des audits et des évaluations réguliers. Intégrez ces examens à votre routine de gestion des risques afin de garantir une approche toujours à jour.

Quels sont les types de vérification de documents ?

Face à la multiplicité des fraudes documentaires , il existe également différentes méthodes de vérification des documents. Mais quels sont les cas d'utilisation concrets de la vérification des documents ?

Quels types de documents nécessitent une vérification ?

Vous pouvez vérifier pratiquement n'importe quel type de document, à condition de disposer d'informations sur ses caractéristiques et de données historiques indiquant à quoi il devrait ressembler.

Pour les solutions de vérification de documents basées sur l'IA, même une quantité considérable d'informations est nécessaire. En se concentrant sur les niveaux « qualité, classification et fiabilité », ces modèles peuvent détecter les fraudes sur des documents qu'ils n'ont jamais vus auparavant en recherchant des typologies de fraude.

Par exemple, un changement de police sur un chiffre au milieu d'un nombre peut indiquer une fraude, quel que soit le type de document.

Toutefois, d'après notre expérience en tant que fournisseur de logiciels de vérification de documents, voici les 21 documents les plus courants que nous rencontrons :

• Facture de services publics
• Relevé bancaire
• Bilan
• Compte de résultat
• Déclaration de revenus
• Certificat d'incorporation
• Statuts de l'association
• Licence commerciale
• Facture
• Facture d'achat d'actifs
• Rapport d'évaluation/d'expertise immobilière
• Rapport d'évaluation/d'expertise du véhicule
• Certificat d'immatriculation du véhicule
• Certificat d'assurance
• Facture commerciale
• Bon de commande
• Contrat/lettre de travail
• Contrat fournisseur
• Passeport
• Carte d'identité
• Permis de conduire

Tendances futures et bref historique de la vérification des documents

Les premières formes de vérification de documents sont apparues dans les sociétés antiques et médiévales. Marchands et nobles utilisaient des sceaux et des signatures pour authentifier les documents importants.

Cette pratique a perduré pendant des siècles. Avec tous les documents sous format papier, un personnel qualifié devait examiner chaque document individuellement. Des professions entières ont émergé de cette nécessité. Les amateurs d'art pouvaient repérer un faux à distance. Les percepteurs d'impôts pouvaient vérifier manuellement des centaines de documents en une seule journée de travail.

L'avènement de la documentation numérique a engendré un besoin exponentiel de vérification efficace. L'accessibilité s'est soudainement étendue, générant un volume considérable de nouveaux documents à contrôler. Elle a également facilité la fraude : créer un faux document est devenu aussi simple que copier, coller et modifier.

Les ordinateurs devaient apprendre les tactiques de leurs prédécesseurs humains grâce à de vastes bibliothèques de règles et à l'analyse de modèles. Cela a également éliminé l'intermédiaire. Les évaluateurs ne pouvaient plus se fier à un simple accord tacite pour conclure l'affaire. Sans doute plus sûr, mais ce système a aussi perdu ce niveau de vérification humaine.

Aujourd'hui, l'automatisation et l'IA rendent les faux documents quasiment impossibles à distinguer des originaux. La vérification humaine des documents est devenue presque obsolète. Aucune réglementation ne peut suivre le rythme de l'évolution constante de la criminalité. La fraude numérique est invisible à l'œil nu.

Les modèles doivent s'appuyer sur l'apprentissage automatique et des approches indépendantes du type de document pour repérer les incohérences dans la structure des documents.

Si un fraudeur modifie un PDF, vous ne pourrez pas le remarquer à l'œil nu. Il vous faudra au minimum vérifier les métadonnées, mais c'est le strict minimum, car elles peuvent être facilement falsifiées. Avec l'éventualité d'une intelligence artificielle défaillante, on comprend aisément comment les humains peuvent rapidement être dépassés.

Que nous réserve l'avenir ? Voici quelques tendances à suivre en matière de logiciels de vérification de documents dans les années à venir :

• La technologie blockchain offre un registre décentralisé et inviolable garantissant l'authenticité et l'intégrité des documents. Cependant, son utilisation dans le domaine de la vérification est quelque peu surestimée. La blockchain est encore très peu répandue dans l'industrie en général, et des bases de données en réseau plus simples suffisent dans 99 % des cas.
• Vérification par consortium/réseau. Les grandes banques et autres institutions s'associent dans le cadre d'accords internationaux massifs de partage d'informations afin de consolider les données à des fins de recoupement.
• Générer de faux documents à partir d'invites n'a jamais été aussi simple. Cependant, cette technologie présente encore des limites quant à la reproduction fidèle du contenu et des formats standardisés. Elle est plus performante pour l'apparence générale et les documents aléatoires que pour la création de faux documents parfaits, mot pour mot.
• Plateformes et centres de modèles. Chez Resistant AI, nous sommes récemment devenus experts en matière de plateformes et de centres de modèles, d'immenses répertoires permettant aux fraudeurs de faire la publicité et de vendre en ligne des modèles de documents illégaux.

Quels secteurs tirent le plus grand profit de la vérification des documents ?

Dans certains secteurs très réglementés, l'utilisation d'un logiciel de vérification de documents est indispensable. Si vous travaillez dans l'un de ces secteurs, vous devez connaître les exigences et les cas d'utilisation courants.

Banques et services financiers

Les services de vérification de documents sont obligatoires pour se conformer aux réglementations KYC et AML. Ils permettent également de lutter contre la fraude massive et l'usurpation d'identité. Cette mesure s'inscrit dans le cadre de la lutte contre le terrorisme, qui s'est considérablement intensifiée après les attentats du 11 septembre. Le terme « AML » est parfois remplacé par « CFT » ou « lutte contre le financement du terrorisme ».

Les sociétés de paiement et le commerce électronique

La vérification des documents permet de prévenir la fraude et de garantir la sécurité des transactions. L'intégration des marchands et la vérification des acheteurs nécessitent une quantité importante de documents et sont donc susceptibles d'entraîner des fraudes.

Prêteurs

Dans le contexte B2B, la vérification des documents est essentielle pour les prêteurs, notamment en matière de financement du commerce international et de crédit immobilier/automobile. Les outils permettant d'authentifier les informations des emprunteurs contribuent à réduire les risques de fraude et à minimiser les prêts non rentables. Les prêteurs peuvent ainsi prendre des décisions éclairées, optimiser le traitement des prêts et renforcer la confiance dans les transactions financières.

Assurances

Ce service aide les entreprises à authentifier les informations des assurés et à empêcher l'ouverture de faux comptes au nom d'autrui. Il contribue également à réduire les pertes financières dues aux déclarations de sinistre erronées et à simplifier le traitement des demandes d'indemnisation.

Immobilier et gestion de biens

De la vérification des justificatifs de revenus et d'identité lors de l'intégration des locataires à l'authentification des documents de propriété lors des ventes immobilières, l'intégrité de chaque document a un impact direct sur le risque financier, l'exposition juridique et l'efficacité opérationnelle.

Conclusion

La vérification des documents est la pierre angulaire de la confiance numérique. Autrefois un processus manuel réservé à une poignée d'experts, elle est devenue un secteur florissant, essentiel, évolutif et hautement technique, qui permet aux entreprises de bâtir un avenir plus sûr.

La fraude ne fera que se perfectionner. Pour que la vérification des documents reste efficace, nous devons en comprendre l'importance, suivre les meilleures pratiques et accepter ses difficultés comme une réalité.

Les organisations devraient y voir un avantage concurrentiel. Non seulement cela les protégera des risques, mais cela renforcera également leur réputation et leur efficacité opérationnelle. Les entreprises qui adoptent la vérification des documents seront les mieux placées pour prospérer dans un monde où la vérification numérique est omniprésente.

Vous souhaitez faire partie de ces entreprises ? Faites défiler vers le bas pour réserver une démonstration.

Questions fréquentes concernant la vérification des documents

Vous souhaitez en savoir plus sur la vérification de documents ? Chez Resistant AI, nous tenons à ce que nos lecteurs soient aussi bien informés que possible. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des questions les plus fréquemment posées à ce sujet.

Comment fonctionne la vérification de documents en ligne ?

La vérification de documents en ligne est aujourd'hui la méthode la plus courante, entièrement dématérialisée. Le client soumet ses documents via une plateforme sécurisée où les données sont extraites grâce à des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le système vérifie ensuite leur validité à l'aide d'une base de données fiable ou d'un algorithme d'intelligence artificielle capable de détecter toute falsification.

Cette méthode est plus sûre et plus précise que la vérification physique.

Quelles technologies sont utilisées pour la vérification des documents ?

La vérification de documents est un processus technologiquement complexe qui combine divers outils et fonctionnalités pour atteindre son objectif. Voici quelques-unes des technologies les plus courantes :

• IA et apprentissage automatique
• Reconnaissance de formes
• Modèle de document correspondant
• Analyse des métadonnées
• Référencement croisé de bases de données
• Reconnaissance optique de caractères (OCR)
• Reconnaissance intelligente de caractères
• Géolocalisation et empreinte digitale de l'appareil

Qu'est-ce qu'un système automatisé de vérification de documents ?

La vérification automatisée des documents intervient lorsque la solution ou l'API de vérification documentaire est intégrée au processus de collecte des documents. Les documents sont alors vérifiés automatiquement, évitant ainsi une intervention manuelle au cas par cas.

Comment la vérification des documents s'intègre-t-elle au processus KYC existant ?

L'une des manières dont la vérification de documents s'intègre au processus KYC est la vérification d'identité. Cependant, ces cas d'utilisation peuvent varier selon l'établissement. Selon le cas, elle peut également englober d'autres aspects du processus KYC, tels que la vérification de documents comme les factures de services publics (justificatif de domicile), les bulletins de salaire (justificatif de revenus) et les contrats de travail (justificatif d'emploi), afin d'évaluer le risque qu'ils représentent pour une organisation.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de sécurité pour la vérification des documents ?

Étant donné que la vérification des documents implique généralement des informations sensibles, la sécurité est une priorité absolue.

Quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit :

• Des décisions motivées. Les institutions doivent être en mesure d'identifier la décision du modèle et le raisonnement qui la sous-tend afin de rester conformes, d'adapter/d'améliorer le modèle pour les situations futures et de répondre aux préoccupations en matière de responsabilité.
• Transmission et stockage sécurisés des données. Chiffrement de bout en bout, bases de données chiffrées, conformité au RGPD, au CCPA et autres normes.
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC). Contrôle de qui a accès aux documents afin d'empêcher qu'ils ne tombent entre de mauvaises mains.
• Examen humain. Faire appel à des humains pour vérifier les décisions de l'IA.
• Pistes d'audit et traçabilité des données. Suivi de l'utilisation et enregistrement de chaque action du processus de vérification.
• Testez, auditez et mettez à jour régulièrement. La sécurité n'est possible que si elle est constamment maintenue.

Vérification de documents vs. vérification d'identité

La vérification d'identité ne concerne que les pièces d'identité personnelles : cartes d'identité, passeports, permis de conduire, etc. La vérification de documents englobe l'ensemble des documents et leur légitimité, des réservations d'hôtel aux recettes de Walmart.

Qu'est-ce que la vérification numérique des documents ?

La vérification de documents numériques est devenue la méthode de vérification la plus courante depuis l'avènement des smartphones et des transactions en ligne. La pandémie de COVID-19 a considérablement accéléré ce phénomène.